Обращение в архив за справкой или копией документа, это стандартная юридическая процедура, регулируемая законодательством РФ в области архивного дела (ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Постановлением Правительства РФ № 1130). Государственный архив г. Тамбова (структурное подразделение Государственного архива Тамбовской области) хранит документы по истории города,fondы организаций, учреждений и личные фонды.

Ниже представлена пошаговая инструкция, как правильно составить заявление, какие документы приложить и в каком виде направить обращение.

Определение цели обращения и типа справки

Прежде чем писать заявление, четко сформулируйте, какой именно документ вам нужен. От этого зависит, в какой фонд будет направлен запрос и какой тип справки вы получите:

• Справка-выписка (архивная справка): официальный документ на бланке архива с печатью, подтверждающий факт (рождение, брак, смерть, проживание, работа, награждение и т.д.). Имеет юридическую силу;
• Копия документа (дубликат): заверенная копия метрической книги, личного дела, служебного списка и т.д.
• Информационный ответ: письмо с сообщением о наличии/отсутствии сведений (без выдачи официальной справки).

Подготовка исходных данных (Ключ к успеху)

Архивисты не ищут информацию «по фамилии» во всех фондах сразу. Вам необходимо предоставить максимально точные входные данные. Чем полнее они будут, тем быстрее и дешевле будет поиск.

Обязательные данные для поиска:

1. ФИО лица (полностью, с указанием девичьей фамилии, если менялась).
2. Дата события (рождения, смерти, брака, приема на работу) — хотя бы примерный год (± 1-2 года).
3. Место события (конкретная церковь/ЗАГС, село, волость, улица, номер дома, название предприятия/учреждения).
4. Конфессия (для метрических книг до 1917 г.: православные, католики, лютеранские, еврейские и т.д.).

Совет: Если точных данных нет, сначала закажите тематический консультационный поиск (платная услуга), чтобы архивисты определили конкретный фонд и дело.

Способы подачи заявления

На 2024 год в Государственный архив Тамбовской области (г. Тамбов) можно обратиться тремя способами:

А. Личный визит (Читальный зал)

• Адрес: г. Тамбов, ул. Карла Маркса, д. 106 (основное здание ГАТО).
• Режим работы читального зала: обычно вт–сб 9:00–17:00 (пн — санитарный день, вс — выходной). Обязательно уточняйте по телефону +7 (4752) 72-XX-XX перед визитом.
• Заявление пишется на месте по образцу или в свободной форме. Оплата услуг — через терминал или квитанцию в кассе/банке.

Б. Через портал «Госуслуги» (Рекомендуемый способ)

• Раздел: «Документы и данные» → «Архивные справки» → «Получение архивной справки в государственном архиве субъекта РФ».
• Выбираете «Государственный архив Тамбовской области».
• Заполняете электронную форму, прикрепляете сканы документов, оплачиваете госпошлину/услуги онлайн (со скидкой 30% на госпошлину).
• Готовую справку можно получить по почте (ЕМС) или нарочно.

В. По почте / Электронная почта

• Почтовый адрес: 392000, г. Тамбов, ул. Карла Маркса, д. 106, Государственный архив Тамбовской области.
• E-mail: ga_to@tmbreg.ru (официальный адрес архива).
• Заявление пишется в свободной форме (см. образец ниже), подписывается, сканируется вместе с копией паспорта и документов, подтверждающих родство (если запрашиваете не свои данные).
• Оплата: по реквизитам, которые пришлют в ответном письме (или указаны на сайте ga.tambov.gov.ru).

Образец заявления (Универсальная форма)

Ниже приведен образец, который подходит и для личного визита, и для отправки по почте/email. Текст в квадратных скобках […] замените на свои данные.

Важные нюансы и «подводные камни»

Документы, подтверждающие родство (Статья 22 ФЗ-125)

Согласно закону, информацию о гражданах (кроме сведений, ставших достоянием общественности по истечении 75 лет) выдают только:

• Самому лицу.
• Родителям, супругу, детям (включая усыновленных), братьям/сестрам, дедушкам/бабушкам, внукам — при предъявлении документов, подтверждающих родство (свидетельства о рождении/браке цепочкой).
• Нотариусам, судам, органам опеки — по официальным запросам.
• Иным лицам, только с нотариально заверенного согласия субъекта персональных данных или по решению суда.

Внимание: Если вы просите справку о дедушке, приложите: ваше свидетельство о рождении + свидетельство о рождении вашего родителя (ребенка дедушки) + свидетельство о браке родителей (если фамилии разные).

Сроки и стоимость

• Срок исполнения: до 30 календарных дней с момента регистрации обращения (ст. 22 ФЗ-125). Сложные поиски могут продлеваться до 3 месяцев с уведомлением вас.
• Стоимость: Устанавливается приказом Минкультуры РФ и локальными актами архива. Обычно плата взимается за поиск (за час работы архивиста) и за оформление справки/копии (за лист). Оплата госпошлины за выдачу справки не взимается (плата за услугу архива). На портале Госуслуг часто действуют льготные тарифы.
• Бесплатно: Справки для судов, прокуратуры, следственных органов, ветеранов ВОВ, лиц, прошедших радиацию (по спискам), в рамках государственных программ.

Если документов нет в Городском архиве

Государственный архив г. Тамбова хранит в основном фонды городских организаций, Soviets (Советов), предприятий, личные фонды известных горожан.

• Метрические книги (рождение/брак/смерть до 1917 г.) и ЗАГС (после 1917 г.) — находятся в Государственном архиве Тамбовской области (ГАТО) (тот же адрес, но другие фонды/отделы) или в территориальных органах ЗАГС.
• Домашние книги / Выписки из домовых книг — часто хранятся в МФЦ (Мои Документы) или в Управлении по архивному делу администрации города Тамбова (ул. Интернациональная, д. 10б), а не в ГАТО.
• Личные дела работников предприятий, если предприятие ликвидировано, дела в ГАТО; если действует, в архиве самого предприятия.

Контрольный чек-лист перед отправкой

1. [ ] Заявление написано четко, без исправлений, с указанием цели.
2. [ ] Указаны максимально точные данные для поиска (ФИО, дата, место, конфессия).
3. [ ] Приложена копия паспорта заявителя (разворот с фото + прописка).
4. [ ] Приложены копии документов, подтверждающих родство (если нужно).
5. [ ] Указан способ получения ответа (нарочно/почта/Госуслуги) и актуальные контакты.
6. [ ] Подпись поставлена, дата проставлена.

Полезные контакты для уточнения деталей

• Сайт ГАТО: ga.tambov.gov.ru (раздел «Для граждан» / «Получение архивных справок» — там актуальные реквизиты для оплаты и тарифы).
• Телефон справки / приемной: +7 (4752) 72-39-XX (уточните на сайте, номера могут меняться).
• Телефон читального зала: +7 (4752) 72-XX-XX.
• E-mail: ga_to@tmbreg.ru

Резюме: Самый надежный и быстрый способ — подача через Госуслуги. Если подаете по почте/email — используйте приведенный выше образец, приложите полный пакет документов о родстве и ждите письма-счета за поиск. Не забывайте, что архив не выдает информацию «по телефону» — только официальным письменным ответом.