Взаимодействие организаций (работодателей, учебных заведений, органов местного самоуправления) с военными комиссариатами регулируется законодательством РФ в области воинской обязанности. Одним из ключевых инструментов учета и передачи сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, является ведение специального журнала (в быту часто называемого «тетрадью») по обмену информацией.

Ниже представлена подробная инструкция по оформлению такого журнала, нормативная база, а также алгоритм поиска актуальных контактов вашего военкомата.

Нормативная правовая основа

Ведение учета воинской обязанности на предприятиях и в учреждениях основывается на следующих документах:

• Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 7, 9, 10, 21.1) — определяет обязанности работодателей по воинскому учету.
• Постановление Правительства РФ от № 565 «Об утверждении Правил ведения воинского учета» — основной регламент, описывающий формы журналов и порядок обмена данными.
• Приказ Минобороны РФ от № 680 «Об утверждении форм федеральных государственных статистических наблюдений…» (актуальные формы отчетности).
• Приказ Минобороны РФ от № 165 (и последующие изменения) — утверждение новых форм журналов учета воинской обязанности (в связи с переходом на электронный воинский учет и реестр лиц, призываемых на военную службу);

Виды журналов (тетрадей) для обмена информацией

Обычно организации ведут два основных журнала, которые составляют систему «обмена информацией»:

Журнал учета лиц, подлежащих первичной регистрации на воинском учете (Форма № 6 / Новая форма по Приказу № 165)

В него вносятся сведения о сотрудниках (студентах), которые:

• Достигли 17 лет (юноши);
• Прибыли к месту работы/учебы и не состоят на воинском учете в данном военкомате;
• Изменили фамилию, образование, семейное положение, состояние здоровья и т.д.

Журнал учета отбытия на воинские сборы / уведомлений о призыве (Форма № 7 / Новая форма)

Фиксирует факты получения повесток, явки/неявки сотрудников, направления на сборы или службу.

Журнал регистрации входящей/исходящей корреспонденции с военкоматом

Отдельный журнал канцелярии для учета официальных писем, запросов, повесток, полученных от военкомата, и отправленных ответов/справок.

Образец оформления страницы журнала (Пример структуры)

Единого утвержденного бланка «тетради» на все случаи жизни нет — формы устанавливаются приказами Минобороны. Ниже приведена типовая структура колонок для основного журнала учета (аналог старой Формы № 6), который можно использовать для заведения учета в Excel или распечатать для бумажного журнала.

Требования к оформлению бумажного журнала:

1. Журнал прошит, пронумерован, закреплен печатью организации и подписью руководителя (или лица, ответственного за воинский учет).
2. На обложке указывается: название организации, название журнала, период ведения (с … по …), ФИО ответственного лица.
3. Записи вносятся хронологически без зачисток и стертостей (ошибки зачеркиваются одной линией с надписью «Исправлено верно», датой и подписью).

Порядок обмена информацией с военкоматом

Этап 1: Сбор первичных данных

При приеме на работу (поступлении на учебу) работодатель обязан в течение 2 недель направить в военкомат по месту расположения организации сведения о гражданине (п. 7 ст. 21.1 Закона № 53-ФЗ). Используется форма сведений, утвержденная Приказом Минобороны № 165 (Приложение № 1).

Этап 2: Передача сведений

• Электронный способ (приоритетный): Через личный кабинет «Госуслуги. Организации» (раздел «Воинский учет») или через оператора ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и др.). Это подтверждает факт и время передачи автоматически.
• Бумажный способ: Направление заказным почтовым отправлением с описью вложения или вручение под роспись в военкомате (в журнале регистрации входящей корреспонденции военкомата ставится отметка о получении).

Этап 3: Фиксация в журнале

В «тетради по обмену информацией» (внутренний журнал организации) ставится отметка о направлении данных (дата, номер исходящего, способ передачи).

Этап 4: Работа с входящими документами от военкомата

Повестки, запросы, решения о снятии/внесении на учет регистрируются в журнале входящей корреспонденции и передаются ответственному лицу для исполнения (вручения повестки сотруднику в роспись).

Контакты для обращений: как найти актуальные данные

Универсального списка телефонов на все военкоматы не существует. Контакты зависят от субъекта РФ, города/района и конкретного отделения (военкомата).

Способ 1: Официальный сайт военкомата (Самый надежный)

Поиск в Яндекс/Google по запросу: «Военный комиссариат [Название вашего города/района] официальный сайт» или «Военкомат [Название области] контакты».

• На сайте обычно раздел «Контакты», «Справочная информация», «Режим приема граждан».
• Ищите телефоны: Отдела воинского учета (для работодателей), Призывного отдела, Канцелярии (для входящей почты).

Способ 2: Портал «Госуслуги» (gosuslugi.ru)

1. Зайдите в раздел «Каталог услуг» -> «Оборонная обязанность и военная служба».
2. Выберите услугу «Получить справку с воинского учета» или «Заявить об изменении сведений».
3. В процессе заполнения система определит ваш военкомат и покажет его адрес и телефоны.

Способ 3: Сайт администрации вашего города/района

Разделы: «Военная служба», «Воинский учет», «Контакты военкомата». Часто публикуются актуальные телефоны горячих линий призывных кампаний.

Способ 4: Единый справочник организаций (2ГИС, Яндекс.Карты, СПРАВ.РУ)

Введите в поиске карт: «Военный комиссариат [Ваш город]». В карточке организации обычно указаны адрес, телефон и режим работы.

Способ 5: Телефон доверия / Горячая линия Минобороны РФ

Для общих вопросов (не по конкретному делу сотрудника):

• ### — Единый консультационный центр Минобороны РФ (круглосуточно, бесплатно по РФ).

Типичные ошибки и штрафы

Нарушение правил ведения воинского учета и обмена информацией влечет административную ответственность (КоАП РФ):

• Ст. 5.27 КоАП РФ: Нарушение законодательства о воинской обязанности. Штраф на должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб., на юрлиц — от 100 000 до 500 000 руб.
• Ст. 19.7 КоАП РФ: Неисполнение решения военкомата (например, неявка сотрудника по повестке виной работодателя). Штрафы аналогичны.

Частые ошибки:

• Пропуск срока в 2 недели для направления сведений о новом сотруднике.
• Отсутствие журнала учета или несоответствие его колонок актуальным формам.
• Невосвоевременное вручение повестки сотруднику (в течение суток от получения).
• Игнорирование перехода на электронный обмен данными (с 2024 г. обязательно для большинства организаций).

Чек-лист для ответственного за воинский учет

1. [ ] Назначен приказом руководителя ответственный за воинский учет.
2. [ ] Заведены журналы (бумажные/электронные) по актуальным формам (Приказ Минобороны № 165).
3. [ ] Оформлен доступ к ЛК «Госуслуги. Организации» для передачи сведений.
4. [ ] Составлен и утвержден план работы по воинскому учету на год.
5. [ ] Есть актуальные контакты (телефоны, email, адрес) вашего прикрепленного военкомата (отдела воинского учета).
6. [ ] Проводится ежеквартальная сверка данных с военкоматом (по требованию или планово).

Резюме

«Тетрадь по обмену информацией», это внутренний журнал организации для контроля сроков и полноты передачи сведений в военкомат. Её форма не строго регламентирована единым бланком, но должна отражать все обязательные реквизиты, установленные Приказом Минобороны № 165. Главный современный канал связи, электронный обмен через Госуслуги/ЭДО. Актуальные контакты вашего военкомата (телефоны отделов, адрес приема, email канцелярии) необходимо искать на официальном сайте военкомата вашего района/города или через портал Госуслуги.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных юридических вопросов рекомендуется обратиться к специалисту по воинскому учету или в правовое отделение вашего ведомства.