Ведение воинского учета в организации — обязательная обязанность работодателей в России. С помощью сервиса СБИС (Saby) можно оформить и отправить необходимые извещения в военкомат в электронном виде, что существенно ускоряет взаимодействие с военными органами и помогает избежать штрафов. В этой статье разберем, кто должен передавать данные, в какие сроки, как это сделать через СБИС и куда обращаться по горячей линии.

Кто обязан отправлять сведения в военкомат

Согласно действующему законодательству РФ, все работодатели, кроме индивидуальных предпринимателей без наемных сотрудников, должны вести воинский учет в организации. Это означает, что нужно:

• извещать военкомат о приеме на работу и увольнении военнообязанных сотрудников;
• сообщать об изменении личных данных военнообязанных (ФИО, адрес регистрации, семейное положение и т.д.);
• информировать сотрудников о получении повесток и вызовах в военкомат;
• сдавать отчетность по воинскому учету в установленные сроки.

Какие данные передавать и в какие сроки

Основное правило — сообщать в военкомат о событиях, связанных с военнообязанными сотрудниками, не позднее чем через две недели с момента их ления. Operativnost pomogaet izbezhat’ neponimaniy i problem s voennymi organami.

К таким событиям относятся:

• прием на работу сотрудника, состоящего на воинском учете;
• увольнение такого сотрудника;
• изменение паспортных данных, адреса, места работы или службы;
• получение повестки и необходимость уведомления работника о вызове.

Пошаговая инструкция: отправка данных через СБИС (Saby)

Сервис СБИС позволяет автоматизировать воинский учет и формировать извещения для военкомата прямо в личном кабинете. Ниже приведен общий алгоритм действий для кадровика.

1. Вход в личный кабинет. Авторизуйтесь в системе СБИС под учетной записью организации с правами на управление персоналом.
2. Переход в раздел кадрового учета. Откройте модуль «Управление персоналом» или «Кадры», где хранятся карточки сотрудников.
3. Открытие карточки военнообязанного сотрудника. Найдите в списке сотрудника, который состоит на воинском учете, и откройте его карточку.
4. Заполнение блока «Воинский учет». Укажите категорию запаса, воинское звание, номер и серию военного билета, дату постановки на учет и другие необходимые сведения. При приеме на работу система может предложить заполнить этот блок автоматически.
5. Формирование извещения. На основе внесенных данных создайте извещение для военкомата о приеме, увольнении или изменении сведений о сотруднике.
6. Подпись документа. Подпишите извещение квалифицированной электронной подписью руководителя организации. При необходимости приложите печать организации;
7. Отправка в военкомат. Отправьте документ через канал электронного взаимодействия с военкоматом в СБИС. Если такой канал не подключен, распечатайте подписанное извещение и отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении или передайте лично в руки военному комиссару под роспись.
8. Хранение подтверждения. Сохраните в архиве организации подтверждение отправки (трек-номер письма, скриншот из личного кабинета или расписку о получении).

Горячая линия и контакты для связи

Если при отправке данных через СБИС возникли вопросы или технические сложности, можно обратиться по следующим каналам:

• Поддержка СБИС. Через личный кабинет сервиса можно направить запрос в службу технической поддержки или позвонить на горячую линию СБИС (телефон указан в разделе «Помощь» или на официальном сайте saby-sbis.ru).
• Горячая линия военкомата. Телефоны приемной и горячей линии местного военного комиссариата обычно публикуются на официальном сайте военкомата вашего региона или размещаются на стенде в приемной.
• Справочные телефоны Минобороны РФ. Для родственников военнослужащих и получения информации о статусе военнослужащего на официальном сайте Министерства обороны РФ публикуются справочные телефоны горячих линий.

Альтернативные способы отправки сведений

Кроме электронной отправки через СБИС, законодательство допускает и другие варианты взаимодействия с военкоматом:

• направление извещения заказным письмом с уведомлением о вручении;
• личная передача документа военному комиссару под роспись;
• передача через курьерскую службу с подтверждением вручения.

Выбор способа зависит от технических возможностей организации и согласованного порядка взаимодействия с конкретным военкоматом.

Ответственность за нарушение сроков

Несоблюдение установленных двухнедельных сроков предоставления информации в военкомат может повлечь административную ответственность для организации и её должностных лиц. Поэтому важно своевременно вносить данные в карточки сотрудников и отправлять извещения.

Чек-лист для кадровика при работе с СБИС

• Сотрудник помечен как военнообязанный в карточке персонала.
• Блок «Воинский учет» заполнен полностью и корректно.
• Извещение о приеме, увольнении или изменении данных сформировано в системе.
• Документ подписан электронной подписью руководителя.
• Извещение отправлено в военкомат не позднее чем через 2 недели после события.
• Подтверждение отправки сохранено в кадровом архиве.

Использование СБИС для ведения воинского учета позволяет автоматизировать рутинные процессы, оперативно отправлять отчеты в военкомат и минимизировать риски штрафных санкций. При возникновении вопросов по оформлению или отправке данных рекомендуется обратиться на горячую линию поддержки СБИС или в местный военкомат за разъяснениями.