Сверка данных по воинскому учету – обязательная процедура для всех юридических лиц, имеющих наёмных сотрудников, состоящих на воинском учёте. Она позволяет актуализировать сведения, исправить ошибки и избежать штрафных санкций. Ниже подробно рассмотрены требования к количеству экземпляров списков, порядок их подготовки и отправки, а также ссылки на официальные источники.

Основные нормативные положения

• Согласно Инструкции по воинскому учету в организациях (приказ Минобороны РФ № 700), сверка проводится не реже одного раза в год.
• С 1 января 2026 года введён круглогодичный призыв, поэтому запросы от военкоматов могут поступать в любой момент.
• Для подтверждения факта отправки необходимо оформить два экземпляра каждого списка: один направляется в военкомат, второй остаётся в организации на хранение не менее одного года.

Сколько экземпляров списков нужно отправлять?

Официальные разъяснения (см. материалы из открытых источников, дата актуализации – ) гласят:

1. Список для сверки составляется в двух экземплярах.
2. Первый экземпляр отправляется в военный комиссариат по месту регистрации организации.
3. Второй экземпляр остаётся в организации; на нём проставляются:
   • регистрационный номер отправления;
   • дата отправки;
   • подпись лица, проводившего сверку (или номер исходящего письма).
4. Второй экземпляр хранится в архиве организации минимум один год.

Если ваш региональный военкомат подключён к системе ЭЛКОД, списки можно направлять в электронном виде. В этом случае сопроводительное письмо также готовится в двух экземплярах (один – для военкомата, второй – для архива).

Как оформить список для сверки

Список формируется по форме Приложение 23 к Инструкции 700. В нём указываются:

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Воинское звание и категория;
• Номер военного билета;
• Дата постановки на учёт и дата снятия с учёта (если имеется).

После заполнения списка необходимо:

1. Поставить отметку «Сверка с военным комиссариатом» в карточке сотрудника формы 10 (простым карандашом – дата, подпись, инициалы фамилии и имени ответственного лица).
2. Сделать копию списка (второй экземпляр) и указать на ней регистрационный номер и дату отправки.
3. Приложить к отправляемому пакету:
   • квитанцию Почты России (или подтверждение отправки через ЭЛКОД);
   • сопроводительное письмо (в двух экземплярах).
4. Отправить первый экземпляр списка вместе с сопроводительным письмом и квитанцией в военкомат.
5. Второй экземпляр оставить в организации на хранение.

Сопроводительное письмо: требования к оформлению

Сопроводительное письмо составляется минимум в двух экземплярах и должно содержать:

• Реквизиты организации (название, ИНН, КПП, адрес).
• Реквизиты военного комиссариата (название, адрес, индекс).
• Наименование прилагаемых документов (например, «Список для сверки по форме Приложение 23»).
• Количество экземпляров каждого документа.
• Дата составления и подпись ответственного лица.

Пример шаблона сопроводительного письма:

ООО «Пример»
ИНН ###, КПП 770101001
г. Москва, ул. Примерная, д. 10
тел. +7 (495) 123‑45‑67

Военному комиссариату г; Москвы
ул. Военная, д. 5
123456, г. Москва

Сопроводительное письмо № 1050/33‑23 от 

Прилагаем:
Список для сверки по форме Приложение 23 к Инструкции 700 – 2 экземпляра.
Квитанция отправки Почты России № 1234567890 – 1 экземпляр.

Ответственный за воинский учет: Иванов И.И.

Подпись _____________

Что делать, если сверка не проведена?

Несвоевременное или отсутствие проведения сверки влечёт:

• Административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ (штраф от 500 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 4 000 до 20 000 руб. для организаций).
• Возможное привлечение к ответственности за недостоверные сведения в воинском учёте.
• Риск возникновения проблем при мобилизации или призыве сотрудников.

Поэтому рекомендуется вести внутренний журнал проверок, фиксировать даты проведения сверок и хранить все подтверждающие документы (квитанции, копии списков, сопроводительные письма) в течение не менее трёх лет.

Полезные ссылки и источники

• Инструкция по воинскому учету в организациях (приказ Минобороны РФ № 700) – официальный документ, регулирующий порядок сверки.
• Воинский учет в организациях (3‑е издание, переработанное и дополненное) – Погорельская М.Л., Аминов В.Л., АйСи Групп, 2025.
• Статьи журнала «Кадровик»: «Учет военнообязанных: новые требования и ответственность» (№ 4, 2022) и «Сверка и отчетность в военкомат» (№ 6, 2022).
• Официальный сайт Министерства обороны РФ – раздел «Воинский учет и мобилизация».
• Система ЭЛКОД – информация о возможности электронного взаимодействия с военкоматами (доступна на портале госуслуг).

Сверка с военным комиссариатом по воинскому учету проводится не реже одного раза в год и требует подготовки двух экземпляров каждого списка. Один экземпляр отправляется в военкомат (с квитанцией отправки и сопроводительным письмом), второй остаётся в организации на хранение минимум один год. Соблюдение этих требований позволяет избежать штрафов, обеспечить актуальность данных о сотрудниках и поддерживать законное взаимодействие с военными органами.

Следуя представленным рекомендациям и используя официальные формы и инструкции, ваша организация сможет провести сверку быстро, корректно и без рисков для бизнеса.