В соответствии с законодательством РФ работодатель обязан своевременно информировать военный комиссариат о приёме на работу (или увольнении) военнообязанных граждан. Для этого оформляется сопроводительное письмо, которое сопровождает пакет необходимых документов и служит официальным уведомлением.

Почему важно оформлять сопроводительное письмо?

• Выполнение требований Федерального закона № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 4).
• Избежание административных штрафов (ст. 19.7 КоАП РФ) за несвоевременное или неполное предоставление сведений.
• Поддержание актуального воинского учёта на предприятии, что упрощает взаимодействие с военкоматом в дальнейшем.
• Возможность быстро получить консультацию по вопросам воинского учёта через горячую линию военкомата.

Кто должен подавать письмо?

Обязанность лежит на работодателе (или уполномоченном лице – специалист по кадрам, бухгалтер, ответственный за воинский учёт). Письмо направляется в военный комиссариат по месту жительства принятого сотрудника.

Сроки подачи

Согласно пункту 2‑го абзаца статьи 4 Закона № 53‑ФЗ, сведения о приёме (или увольнении) военнообязанного должны быть переданы в военкомат в течение пяти рабочих дней с даты издания приказа о приёме на работу.

Структура сопроводительного письма

Официальное письмо состоит из следующих блоков:

1. Шапка – реквизиты отправителя (название организации, ИНН, КПП, юридический адрес, телефон, e‑mail) и получателя (название военного комиссариата, его адрес).
2. Дата и номер документа – например, «№ 123‑исх от ».
3. Наименование – «Сопроводительное письмо о приёме на работу военнообязанного гражданина».
4. Основная часть – краткое изложение факта приёма, перечень прилагаемых документов и просьба о подтверждении получения.

Что прилагается к письму?

• Копия приказа о приёме на работу (или трудовой договор).
• Копия документа, подтверждающего личность сотрудника (паспорт).
• Копия военного билета или справки о состоянии воинского учёта (если имеется).
• Сведения о воинском учёте: воинское звание, специальность, категория годности, адрес места жительства.
• При необходимости – копия трудовой книжки (страница с записью о приёме).

Образец сопроводительного письма (2026 год)

ООО «Ромашка»
ИНН ### КПП 770101001
Юр. адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
Тел.: +7 (495) 123‑45‑67 e‑mail: info@romashka.ru

Военному комиссариату
по г. Москве, отдел по работе с организациями
ул. Военная, д. 25, 123001

№ 123‑исх от

Сопроводительное письмо

В соответствии со статьёй 4 Федерального закона от № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» направляем сведения о сотруднике, принятом на работу в ООО «Ромашка».

• Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
• Дата рождения:
• Паспорт: серия 45 № 123456, выдан ОВД г. Москвы , код подразделения 770‑001
• Военный билет: серия ВВ № 654321, выдан ВК г. Москвы
• Воинское звание: рядовой
• Военно‑учётная специальность: стрелок‑гранатомётчик
• Категория годности: А
• Адрес места жительства: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 45
• Дата приёма на работу: (приказ № 45‑к от )
• Должность: оператор станка с ЧПУ

Прилагаем копии следующих документов:

1. Приказ о приёме на работу № 45‑к от .
2. Копия паспорта гражданина РФ.
3. Копия военного билета.
4. Справка о состоянии воинского учёта (выдана военкоматом г. Москвы).

Просим подтвердить получение данного письма и приложенных документов. В случае необходимости уточнения информации готовы предоставить дополнительные сведения.

Подпись _____________________ / Петрова С.В.
Начальник отдела кадров
М.П. (при наличии)

Горячая линия военкомата: как получить консультацию

Для удобства работодателей многие военные комиссариаты организуют горячую линию, где можно задать вопросы по:

• правильному оформлению сопроводительного письма;
• списку необходимых документов;
• срокам подачи сведений;
• ответственности за нарушение порядка воинского учёта.

Примерные номера горячих линий (актуальны на октябрь 2026 г.):

• Военный комиссариат г. Москвы: 8 (495) 123‑45‑67 (круглосуточно).
• Военный комиссариат СПб: 8 (812) 987‑65‑43 (пн‑пт, 09:00‑18:00).
• Единая горячая линия Минобороны РФ: 8 (800) 200‑05‑05 (бесплатно по РФ).

При звонке рекомендуется иметь под рукой:

1. Название организации и её ИНН/КПП.
2. ФИО сотрудника и дату приёма.
3. Номер приказа о приёме на работу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить письмо электронной почтой?

Да, если военкомат принимает электронные документы. Требуется подтверждение получения (например, ответное письмо с отметкой о принятии).

Что делать, если сотрудник не предоставил военный билет?

Работодатель не может отказать в приёме на работу из‑за отсутствия военного билета, но обязан запросить у сотрудника справку о состоянии воинского учёта и направить её в военкомат вместе с остальными документами.

Нужно ли заверять копии документов нотариусом?

Нотариальное заверение не требуется. Достаточно сделать четкие копии и поставить на них подпись уполномоченного лица с расшифровкой и датой.

Какие штрафы грозят за несвоевременное уведомление?

Согласно ст. 19.7 КоАП РФ, штраф для должностных лиц составляет от 500 до 1000 рублей, для юридических лиц – от 4000 до 5000 рублей.

Практический чек‑лист для отдела кадров

• После издания приказа о приёме – сразу сформировать сопроводительное письмо.
• Собрать копии приказа, паспорта, военного билета (или справки о воинском учёте).
• Проверить correctness всех реквизитов организации и военкомата.
• Отправить письмо (почтой с уведомлением о вручении или электронно) не позднее 5‑го рабочего дня.
• Сохранить копию отправленного письма и подтверждение получения в личном деле сотрудника.
• При возникновении вопросов – позвонить на горячую линию военкомата.

Сопроводительное письмо в военкомат о принятом сотруднике – это не просто формальность, а важный элемент соблюдения законодательства о воинском учёте. Правильное оформление и своевременная отправка документа позволяют избежать штрафов, поддерживать актуальные данные в военкомате и обеспечить бесперебойное взаимодействие с государственными органами. При наличии сомнений воспользуйтесь горячей линией военкомата – специалисты помогут разъяснить нюансы и подтвердят корректность вашего пакета документов.