В ходе ведения кадрового учёта организации часто возникает необходимость подтвердить военному комиссариату‚ что в штате отсутствуют военнообязанные граждане (рядовой состав); Для этого оформляется сопроводительное (или информационное) письмо‚ которое прилагается к пакету документов и служит основанием для сверки данных.

Когда требуется такое письмо

• При ежегодной сверке с военным комиссариатом (форма № 9‚ уведомления о приёме/увольнении).
• При подаче заявления на отсрочку или освобождение от призыва по состоянию здоровья.
• При изменении организационной структуры (например‚ ликвидация подразделения‚ где ранее числились военнообязанные).
• При запросе военкомата о предоставлении сведений о наличии/отсутствии военнообязанных сотрудников.

Структура письма в военкомат

1. Шапка – реквизиты отправителя (название организации‚ ИНН‚ КПП‚ юридический адрес‚ телефон‚ e‑mail).
2. Дата и номер документа – например‚ «№ 123‑ИС от ».
3. Адресат – полное название военного комиссариата‚ его адрес‚ ФИО руководителя (если известно).
4. Тема письма – кратко отражает суть обращения‚ например: «Об отсутствии в организации военнообязанных граждан (рядовой состав)».
5. Основная часть – перечисляются:
   • цель обращения (подтверждение отсутствия военнообязанных);
   • перечень прилагаемых документов (выписка из кадрового учёта‚ справка о состоянии здоровья сотрудников‚ копии трудовых книжек и т.д.);
   • ссылка на нормативный акт‚ регулирующий порядок предоставления сведений (например‚ п. 2 ст. 7 Федерального закона «О воинской обязанности и военной службе»).
6. Подпись – ФИО руководителя или уполномоченного лица‚ его должность‚ подпись‚ расшифровка подписи.
7. Приложения – перечень всех документов‚ прилагаемых к письму.

Образец письма

ООО «Пример»
ИНН ### КПП 770101001
Юридический адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ офис 5
Тел.: +7 (495) 123‑45‑67 e‑mail: info@primer.ru

№ 123‑ИС от 

Военному комиссариату г. Москвы
по адресу: 101000‚ г. Москва‚ ул. Wojskowa‚ д. 5
ФИО руководителя: Иванов Иван Иванович

Тема: Об отсутствии в организации военнообязанных граждан (рядовой состав)

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с пунктом 2 статьи 7 Федерального закона «О воинской обязанности и военной службе» ООО «Пример» подтверждает‚ что на текущую дату  в штате организации отсутствуют граждане‚ подлежащие воинскому учету в качестве рядовых.

Для сверки прилагаем следующие документы:

 
Выписка из кадрового учёта формы Т‑2 (сведения о всех сотрудниках).
 
Справка о состоянии здоровья сотрудников (форма 086/у).
 
Копии трудовых книжек всех работников (заверенные печатью организации).


Просим подтвердить получение данного письма и‚ в случае необходимости‚ назначить дату для личной встречи с целью сверки представленных сведений.

С уважением‚
Петров Сергей Владимирович
Директор по кадрам
Подпись: _____________________
М.П.

Приложения:
Выписка из кадрового учёта формы Т‑2 – 1 л.
Справка о состоянии здоровья сотрудников – 2 л.
Копии трудовых книжек – 15 л.

Контакты для обращений в военкоматы (примерные данные)

Ниже приведены общие контактные данные военных комиссариатов по федеральным округам. Для точного уточнения адреса и телефона рекомендуется зайти на официальный сайт Министерства обороны РФ (structure.mil.ru) и выбрать нужный регион.

Центральный федеральный округ

• Военный комиссариат г. Москвы – ул. Wojskowa‚ д. 5‚ тел. +7 (495) 123‑45‑67‚ e‑mail: voenkomat@mos.ru
• Военный комиссариат Московской области – г. Красногорск‚ ул. Парковая‚ д. 12‚ тел. +7 (498) 555‑22‑11

Северо‑Западный федеральный округ

• Военный комиссариат г. Санкт‑Петербурга – наб. реки Мойки‚ д. 28‚ тел. +7 (812) 333‑44‑55
• Военный комиссариат Ленинградской области – г. Гатчина‚ ул. Советская‚ д. 3‚ тел. +7 (813) 777‑88‑99

Южный федеральный округ

• Военный комиссариат г. Ростова‑на‑Дону – ул. Большая Садовая‚ д. 45‚ тел. +7 (863) 222‑33‑44
• Военный комиссариат Краснодарского края – г. Краснодар‚ ул. Красная‚ д. 10‚ тел. +7 (861) 555‑66‑77

Северо‑Кавказский федеральный округ

• Военный комиссариат г. Владикавказа – ул. Мира‚ д. 1‚ тел. +7 (8672) 55‑44‑33
• Военный комиссариат Республики Дагестан – г. Махачкала‚ ул. Гамидова‚ д; 15‚ тел. +7 (8722) 44‑55‑66

Приволжский федеральный округ

• Военный комиссариат г. Нижнего Новгорода – ул. Большая Печерская‚ д. 20‚ тел. +7 (831) 222‑11‑22
• Военный комиссариат Республики Татарстан – г. Казань‚ ул. Пушкина‚ д. 5‚ тел. +7 (843) 555‑77‑88

Уральский федеральный округ

• Военный комиссариат г. Екатеринбурга – ул. Ленина‚ д. 50‚ тел. +7 (343) 333‑22‑11
• Военный комиссариат Челябинской области – г. Челябинск‚ ул. Кирова‚ д. 12‚ тел. +7 (351) 444‑55‑66

Сибирский федеральный округ

• Военный комиссариат г. Новосибирска – ул. Красный проспект‚ д. 10‚ тел. +7 (383) 222‑33‑44
• Военный комиссариат Красноярского края – г. Красноярск‚ ул. Мира‚ д. 25‚ тел. +7 (391) 555‑66‑77

Дальневосточный федеральный округ

• Военный комиссариат г. Владивостока – ул. Светланская‚ д. 15‚ тел. +7 (423) 222‑11‑22
• Военный комиссариат Хабаровского края – г. Хабаровск‚ ул. Ленина‚ д. 8‚ тел. +7 (4212) 33‑44‑55

Как правильно отправить письмо

1. Подготовьте два экземпляра письма (один для военкомата‚ второй – для вашего архива).
2. Подпишите оба экземпляра уполномоченным лицом (директор‚ руководитель кадровой службы или уполномоченный представитель).
3. Сложите письмо вместе с приложенными документами в конверт‚ указав на нём адрес получателя и ваш обратный адрес.
4. Отправьте письмо одним из следующих способов:
   • Почтой России с уведомлением о вручении (рекомендуется для подтверждения даты получения).
   • Курьерской службой с трек‑номером.
   • Лично в приёмную военкомата (получите расписку о принятии документов).
5. Сохраните копию отправленного письма и подтверждение о его получении (уведомление‚ расписку‚ трек‑номер) в течение всего срока хранения кадровой документации (минимум 5 лет).

Полезные советы

• Всегда указывайте ссылку на конкретный нормативный акт (например‚ п. 2 ст. 7 ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»). Это повышает юридическую значимость обращения.
• Проверяйте‚ чтобы в приложенных документах были проставлены печати организации и подписи ответственных лиц.
• Если в организации есть сотрудники с отсрочкой или освобождением от прикладывайте соответствующие справки (медицинские‚ учебные).
• При отсутствии ответа в течение 30 дней направьте повторное письмо с пометкой «Второй запрос» и приложите копию первого отправления.
• Ведите журнал исходящей и входящей корреспонденции с военкоматом – это упрощает последующие проверки и аудиты.

Правильно оформленное письмо в военкомат об отсутствии рядовых сотрудников помогает избежать недоразумений‚ штрафов и unnecessary вызовов в военкомат. Следуя представленному образцу и рекомендациям‚ вы сможете быстро и без лишних сложностей подготовить необходимый документ‚ приложить к нему требуемые справки и обеспечить его своевременную доставку.

Если у вас возникнут вопросы по конкретному региону или нужна помощь в подготовке пакета документов‚ обращайтесь в юридический отдел вашей организации или к специалистам по кадровому учету.

Информация актуальна на . Перед отправкой документов уточняйте актуальные реквизиты военкомата на официальных сайтах.