Работодатель, в штате которого состоят военнообязанные граждане, обязан сообщать в военный комиссариат о приёме на работу и увольнении таких сотрудников. Это требование закреплено законодательством о воинской обязанности и военной регистрации. Неисполнение обязанности может повлечь административную ответственность для организации и её должностных лиц.

В статье подробно разобрано, как составить сопроводительное письмо в военкомат об увольнении сотрудника, какую форму приложить, в какие сроки отправлять уведомление и куда обращатся за консультациями.

Зачем нужно уведомлять военкомат об увольнении

Воинский учёт в организациях ведётся для того, чтобы военкоматы имели актуальные сведения о гражданах, подлежащих призыву, сбору или военной службе по контракту. Если сотрудник, состоящий на воинском учёте, уволен, организация должна известить об этом военный комиссариат по месту регистрации этого гражданина.

Без такого уведомления военкомат может продолжать считать человека работающим на предприятии, что создаёт сложности при вызове на сборы, уточнении данных о резервистах и при других мероприятиях по воинскому учёту;

Кто подлежит воинскому учету и требует уведомления

Уведомление направляется в отношении сотрудников, которые являются военнообязанными. К ним относятся:

• граждане Российской Федерации мужского пола в возрасте от 18 до 65 лет, пребывающие в запасе;
• некоторые категории женщин, имеющих военно-учётную специальность (например, врачи, фармацевты, инженеры и другие специалисты);
• граждане, состоящие на воинском учёте по иным основаниям, предусмотренным законодательством.

Если сотрудник не подлежит воинскому учёту, направлять сведения в военкомат не требуется.

Нормативная база и сроки направления сведений

Основные правовые акты:

• Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (статья 4);
• Положение о воинском учёте, утверждённое Постановлением Правительства РФ от № 719 (подпункт «а» пункта 32).

Срок уведомления: сведения о приёме на работу или увольнении военнообязанного сотрудника необходимо представить в военкомат не позднее 5 дней со дня события (приёма или увольнения). В различных разъяснениях указываются календарные или рабочие дни; чтобы избежать рисков, рекомендуется отправлять письмо как можно быстрее, ideally в день увольнения или на следующий рабочий день.

Что такое сопроводительное письмо и как оно оформляется

Сопроводительное письмо, это официальное сопроводительное документов, которое направляется вместе с формой «Сведения об увольнении с работы гражданина, подлежащего воинскому учету, для представления в военный комиссариат». Письмо не заменяет саму форму, но делает отправку оформленной, адресованной и подтверждаемой.

Структура сопроводительного письма

Типовое письмо включает:

1. название документа («Сопроводительное письмо»);
2. дату и номер письма;
3. адресата (военный комиссариат по месту регистрации сотрудника, фамилию и инициалы начальника);
4. данные отправителя (наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес, контактный телефон);
5. ссылку на нормативное основание (статья 4 Закона № 53-ФЗ, пункт 32 Положения о воинском учёте);
6. сообщение о направлении сведений об увольнении конкретного сотрудника;
7. перечень приложений (форма сведений, копия приказа об увольнении и т.д.);
8. подпись руководителя или уполномоченного сотрудника, печать организации (при наличии).

Образец сопроводительного письма

г. Москва
16 октября 2026 г.
№ 45-У/2026

В военный комиссариат по Центральному administrative округу города Москвы
Начальнику военкомата Иванову И.И.

От общества с ограниченной ответственностью «Альянс»
ИНН: ###, КПП: 770101001
Юридический адрес: 119049, г. Москва, ул. Примерная, д. 10
Телефон: ###

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

К форме «Сведения об увольнении с работы гражданина, подлежащего воинскому учету»

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и подпунктом «а» пункта 32 Положения о воинском учёте, утверждённого Постановлением Правительства РФ от № 719, направляем сведения об увольнении сотрудника:

• Фамилия, имя, отчество: Петров Алексей Сергеевич;
• Дата рождения: ;
• Паспорт: серия 45 06, № 789012, выдан ОВД по району, ;
• Адрес регистрации: 119049, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 15;
• Воинское звание: рядовой запаса;
• Военно-учётная специальность: водитель автомобиля.

Причина увольнения: по собственному желанию (статья 77 ТК РФ, пункт 3 части 1 статьи 77).

Реквизиты приказа об увольнении: приказ № 102-л от .

Приложение: форма «Сведения об увольнении с работы гражданина, подлежащего воинскому учету», 1 экземпляр.

Руководитель: ______________ / Сидоров С.С.
(подпись) (расшифровка)
М.П.

Какие данные и документы необходимо подготовить

Перед составлением письма кадровику следует собрать следующую информацию об увольняемом сотруднике:

• паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
• дату рождения;
• адрес регистрации по месту жительства (или пребывания);
• воинское звание и категорию запаса;
• военно-учётную специальность (при наличии);
• данные о образовании (по запросу военкомата может потребоваться);
• причину увольнения;
• реквизиты приказа об увольнении (номер, дата);
• реквизиты трудового договора (при необходимости).

Все сведения вносятся в унифицированную форму, которая заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Как правильно отправить письмо в военкомат

Рекомендуется отправлять уведомление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Это позволяет подтвердить факт и дату направления сведений, что важно при возможных проверках.

После отправки необходимо сохранить:

• описание вложения (опись);
• корешок почтовой отправки;
• трек-номер для отслеживания;
• кассовый чек об оплате почтовых услуг;
• уведомление о вручении (когда придёт).

Если сотрудник уволен и переезжает в другой город, уведомление об увольнении направляется в военкомат по старому месту учёта (по адресу регистрации на момент увольнения).

Контакты для обращений: куда звонить и писать

Если у работодателя возникают вопросы по оформлению сопроводительного письма, срокам или порядку направления сведений, можно обратиться по следующим каналам:

Военный комиссариат по месту регистрации сотрудника

Основной адресат уведомления, военкомат по адресу регистрации гражданина. Контактные телефоны, часы приёма и точный адрес можно узнать:

• на официальном сайте военного комиссариата соответствующего региона;
• в справочной службе регионального военного комиссариата;
• через портал Госуслуги (раздел «Воинский учёт»).

Примечание: конкретные номера телефонов различаются в зависимости от субъекта РФ, поэтому рекомендуем уточнять их на официальных ресурсах вашего региона.

Отдел по призыву и воинскому учету

В структуре военного комиссариата существуют отделы, ответственные за ведение воинского учёта граждан и взаимодействие с работодателями. Сотрудники этих отделов консультируют по:

• правилам заполнения форм сведений;
• срокам направления уведомлений;
• спам о необходимости постановки на учёт или снятия с учёта.

Кадровая служба организации

Внутренними контактами для сотрудников и руководителей являются:

• кадровик или специалист по воинскому учёту в компании;
• руководитель отдела кадров;
• юрист организации (при сложных ситуациях, например, увольнении военнослужащего по контракту или резервиста).

Электронные каналы и Госуслуги

Некоторые военкоматы принимают электронные документы через:

• официальный сайт военного комиссариата;
• личный кабинет на портале Госуслуги (если доступен соответствующий сервис в регионе);
• электронную почту военного комиссариата (требуется предварительное уточнение возможности электронного документооборота).

Тем не менее, для юридической надёжности рекомендуется дублировать электронную отправку заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ответственность за несоблюдение правил воинского учёта

За непредставление или несвоевременное представление сведений о приёме на работу или увольнении военнообязанного сотрудника организация может быть привлечена к административной ответственности. Размер штрафа зависит от статьи Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и может применяться как к юридическому лицу, так и к должностному лицу.

Поэтому важно вести внутренний журнал учёта направленных в военкомат сведений и фиксировать даты отправки.

Чек-лист для работодателя

1. Убедиться, что уволенный сотрудник подлежит воинскому учёту.
2. Заполнить форму «Сведения об увольнении с работы гражданина, подлежащего воинскому учету».
3. Составить сопроводительное письмо с реквизитами организации и сотрудника.
4. Завершить документы подписью и печатью.
5. Отправить заказным письмом с описью и уведомлением о вручении в военкомат по месту регистрации сотрудника.
6. Сделать это не позднее 5 дней со дня увольнения.
7. Сохранить все подтверждения отправки и вручения.
8. При возникновении вопросов обратиться в военкомат по месту регистрации или на портал Госуслуги.

Сопроводительное письмо в военкомат об увольнении сотрудника, это стандартный кадровый процесс, который помогает работодателю соблюдать законодательство о воинском учёте и избегать штрафов. Грамотное оформление, соблюдение пятидневного срока и использование заказной почты с уведомлением о вручении позволяют надёжно зафиксировать выполнение обязанности по информированию военного комиссариата.

Если вам требуется помощь в составлении конкретного документа или уточнении контактов вашего регионального военного комиссариата, рекомендуем обратиться к специалисту по кадрам или юристу организации.