В соответствии с законодательством РФ работодатели обязаны своевременно информировать военный комиссариат о наличии (или отсутствии) военнообязанных сотрудников. Если в организации на момент подачи отчёта таких сотрудников нет, необходимо направить официальное письмо‑уведомление. Ниже представлен подробный алгоритм действий, нормативная база, а также готовый образец письма и контакты для обращения.

Нормативная база

• Федеральный закон № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 10, 50).
• Постановление Правительства РФ от № 103 «О порядке ведения воинского учёта» (с изменениями от № 1211).
• Приложение № 2 к Положению о воинском учёте – «Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учёту».
• Приложение № 1 к Порядку (п. 1) – «Листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учёте».

Когда необходимо направлять письмо

• При приёме на работу нового сотрудника, если он не состоит на воинском учёте.
• При увольнении сотрудника, который не был военнообязанным.
• Ежегодно (или по требованию военкомата) – для подтверждения отсутствия изменений в списке военнообязанных.
• При получении официального запроса от военкомата о предоставлении сведений.

Что должно содержать письмо

1. Шапка – реквизиты отправителя (название организации, ИНН, КПП, юридический адрес, контактный телефон, e‑mail).
2. Адресат – полное наименование военного комиссариата (например, «Военный комиссариат г. Москва по Центральному административному округу»).
3. Дата и номер документа – например, «№ 123‑ИН от ».
4. Тема письма – «Уведомление об отсутствии в организации военнообязанных граждан».
5. Основной текст – краткое изложение факта: организация не имеет сотрудников, состоящих на воинском учёте; ссылка на внутренние кадровые документы (табели, приказы о приёме/увольнении).
6. Перечень прилагаемых документов (при необходимости): выписка из кадрового учёта, копия приказа о приёме на работу сотрудников, справка из бухгалтерии о отсутствии воинского учёта.
7. Подпись – должность, Ф.И.О. руководителя или уполномоченного лица, печать организации (если имеется).

Образец письма

Ниже представлен готовый шаблон, который можно скопировать, заполнить своими данными и отправить в военкомат.

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА

Наименование организации
ИНН: ###

 КПП: 770101001

 Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5

 Телефон: +7 (495) 123‑45‑67

 E‑mail: info@example.com

Адресат
Военный комиссариат г. Москва по Центральному административному округу


 Адрес: 101000, г. Москва, Красная площадь, д. 1

 № 123‑ИН

УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ ОТСУТСТВИИ В ОРГАНИЗАЦИИ ВОЕННООБЯЗАННЫХ ГРАЖДАН

Согласно внутреннему кадровому учету организации «Наименование организации» на текущую дату  отсутствуют сотрудники, состоящие на воинском учёте. Все принятые на работу сотрудники не имеют статуса военнообязанного, что подтверждается следующими документами:


 
Выписка из кадрового учёта (форма Т‑2) за период с по ;
 
Копии приказов о приёме на работу сотрудников за указанный период;
 
Справка бухгалтерии об отсутствии удержаний в связи с воинской службой.


Просим принять к сведению данную информацию. При необходимости готовы предоставить оригиналы указанных документов для сверки.

С уважением,
_____________________ / Иванов Иван Иванович

 Генеральный директор

 М.П.

Контакты для обращений в военкоматы (пример)

Ниже приведены общие способы связи с военными комиссариатами. Для точного адреса и телефона рекомендуется воспользоваться официальным сайтом Министерства обороны РФ (mil.ru) или порталом «Госуслуги».

При отправке письма рекомендуется:

• Использовать заказное письмо с уведомлением о вручении или курьерскую службу;
• Сохранять копию отправленного документа и подтверждение получения (например, скан квитанции о вручении);
• При возможности направить электронную версию на официальный e‑mail военкомата (если такой адрес опубликован).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли заверять подпись печатью организации?

Если у организации есть печать, её использование желательно, но не обязательно. Достаточно подписи уполномоченного лица.

Можно ли отправить письмо в электронном виде?

Да, если военкомат указывает официальный адрес электронной почты для приема документов. Иначе требуется бумажный вариант.

Что делать, если в организации появился военнообязанный сотрудник после отправки уведомления?

Необходимо в течение двух недель направить обновленные сведения (Приложение № 2) в военкомат.

Какие штрафы предусмотрены за несвоевременное уведомление?

Согласно ст. 19.7 КоАП РФ, за непредоставление сведений о воинском учёте может быть наложен штраф от 500 до 1 000 рублей на должностное лицо и от 4 000 до 5 000 рублей на организацию.

Своевременное информирование военкомата об отсутствии военнообязанных сотрудников помогает избежать штрафов и поддерживает прозрачность взаимодействия организации с государственными органами. Используя представленный образец и следуя рекомендациям по оформлению и отправке, вы сможете корректно выполнить свои обязанности в рамках законодательства РФ.