Делопроизводство в Министерстве обороны Российской Федерации и Вооруженных Силах Российской Федерации регулируется внутренними нормативными правовыми актами, которые устанавливают единый порядок создания, оформления, регистрации, хранения и утилизации служебных документов. Основным документом в этой области является Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (ИД-2017), утвержденная Приказом Министра обороны РФ.
Нормативная база
Делопроизводство в ведомстве строится на основе следующих ключевых актов:
- Приказ Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 170 (ред. от ) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (вместе с ИД-2017)». Данный приказ является действующим основанием для организации работы с документами в воинских частях, центральном аппарате министерства и подведомственных организациях;
- Постановление Правительства Российской Федерации № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Оно определяет общие требования к ведению документации на федеральном уровне.
- Приказ № 1 «Об утверждении Регламента Министерства обороны Российской Федерации», регламентирующий внутреннюю структуру и порядок взаимодействия подразделений.
- Приказ № 10 «Об утверждении Регламента Министерства обороны Российской Федерации по представлению интересов Президента Российской Федерации» и иные акты, касающиеся специфических направлений деятельности ведомства.
Следует отметить, что с введением в действие Инструкции ИД-2017 призналась утратившей силу Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденная 19 августа 2009 года.
Что такое делопроизводство по Инструкции ИД-2017
Согласно тексту Инструкции, под делопроизводством понимается деятельность, обеспечивающая создание служебных документов и организацию работы с ними в воинской части. К основным задачам относятся:
- единообразие оформления служебных бумаг;
- своевременная регистрация и передача документов между подразделениями;
- организация хранения дел в архивах;
- контроль за исполнением поручений, содержащихся в документах;
- уничтожение документов по истечении установленных сроков хранения.
Каждая организация, входящая в состав Министерства обороны, следует своему внутреннему кодексу при утилизации официальных бумаг, соблюдая при этом общие требования Инструкции.
Особенности работы представительств за рубежом
Представительства (аппараты) Министерства обороны за рубежом при организации делопроизводства и работе со служебными документами руководствуются положениями настоящей Инструкции с учетом специфики своей деятельности и требований, определенных отдельными специальными правовыми актами. Это позволяет учитывать международные нормы и особенности пребывания российских военных формирований за пределами страны.
Электронный документооборот
При использовании электронного документооборота применяется Инструкция и (или) регламент по ведению делопроизводства в Министерстве обороны с использованием автоматизированной информационной системы электронного документооборота. Переход на электронные носители позволяет:
- ускорить передачу документов между подразделениями;
- сократить объем бумажной корреспонденции;
- оптимизировать поиск и хранение дел;
- повысить уровень конфиденциальности и защиты информации.
Где найти официальный текст Инструкции
Актуальная редакция Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (ИД-2017) вместе с Приказом № 170 доступна на официальных информационно-правовых ресурсах. Среди них:
- официальный сайт Министерства обороны Российской Федерации (раздел нормативных документов);
- базы нормативных актов, такие как «ГАРАНТ», «Контур.Норматив» и другие специализированные правовые информационные системы;
- официальные издания и сборники приказов Министерства обороны.
При поиске документов рекомендуется ориентироваться на реквизиты: Приказ Министра обороны РФ от № 170 (ред. от ). Это гарантирует использование актуальной версии Инструкции с учетом последних изменений и дополнений.
Ответственность за ведение документации
Начальники подразделений и ответственные сотрудники несут ответственность за:
- правильное оформление служебных документов;
- соблюдение сроков их рассмотрения и исполнения;
- сохранность дел и архивных материалов;
- соблюдение режима конфиденциальности при работе с документами, содержащими информацию ограниченного доступа.
Нарушения правил делопроизводства могут повлечь дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством и внутренними уставами Вооруженных Сил Российской Федерации.
Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (ИД-2017), утвержденная Приказом Министра обороны РФ № 170, является обязательным руководством для всех подразделений ведомства. Она устанавливает единый стандарт работы с документами, регламентирует переход на электронный документооборот и определяет порядок действий для представительств за рубежом. Актуальный текст документа можно получить на официальном сайте Министерства обороны Российской Федерации или в проверенных правовых базах данных.